Очень уместный вопрос, касающийся процесса документирования и построе­ния блок-схем: какими средствами лучше пользоваться? Взять ли привычные ка­рандаш и бумагу или лучше идти в ногу со временем и включить компьютер? Как и на многие другие вопросы, на этот можно дать ответ: как вам будет удобнее.

В начальной фазе решения поставленной задачи, чтобы представить себе, как же действительно выглядит процесс, вариант с карандашом и бумагой опреде­ленно имеет преимущество. В начальной фазе идет всеобщее обсуждение и луч­ше всего сделать плакат с рейкой или взять большой лист бумаги и повесить его на стену. При составлении блок-схемы на совещании она быстро изменяется. Стирать ластиком или что-то перечерчивать для оперативного внесения измене­ний в блок-схему неудобно. Лучше взять цветную самоклеящуюся бумагу для выделения элементов рисунка. Тогда в случае внесения изменений достаточно будет лишь перенести и переклеить разноцветные листочки по плакату без стира­ния и без перечерчивания чего-либо.

Здесь в использовании компьютера мало проку. Прежде всего, экран компьютера слишком мал. Даже если вы используете Лециальное оборудование и проектируете экран монитора на киноэкран, то это тоже создает определенные неудобства. Более того, как подсказывает опыт, всегда есть опасность того, что ваше внимание частич­но будет отвлекаться на работу с программным обеспечением компьютера в ущерб исследованию рассматриваемого процесса и его документированию.

На следующей фазе оказывается удобнее использовать компьютер для оформле­ния документации и построения блок-схемы. Блок-схему нужно сохранить в элект­ронной форме, ее нужно копировать и модифицировать. Для этого компьютер очень подходит. На современном рынке программных продуктов можно легко при­обрести различные пакеты программ, которые позволяют строить блок-схемы и вносить в них изменения. Цена на эти программы обычно весьма доступная. За 200 — 300$ можно купить достаточно мощную программу. Две из этих весьма легких в обращении специализированных программ для построения блок-схем были испытаны автором данной книги: это Visio Professional и Micrograf Flow Charter.

После рассмотрения плаката с блок-схемой на совещании, ее нужно постро­ить с помощью компьютера. Затем схему надо распечатать, размножить на ксе­роксе и подготовить для распространения. Сам файл, содержащий эту блок-схе­му, можно отправлять на большие расстояния, например, по электронной почте другим заинтересованным лицам (например, смежникам для выполнения бенч-маркинга). Современное программное обеспечение позволяет быстро внести ис­правления в блок-схему на основании решений, принятых на последующих сове­щаниях. После этого данная блок-схема может храниться в электронном виде, может модифицироваться и изменяться по мере того, как изменяется со време­нем сам рассматриваемый бизнес-процесс. Очень трудно и утомительно выпол­нять всю эту техническую работу вручную, так как в этом случае приходится много стирать ластиком и перечерчивать для приведения блок-схемы в соответ­ствие. Можно сделать вывод, что такой «двухшаговый подход» (сначала каранда­шом, а затем на компьютере), где для выполнения работы в заданных условиях выбирается наилучшая техническая среда, намного целесообразнее, чем катего­рическое указание на тот или другой способ выполнения всей работы.