Существуют два различных письменных варианта метода мозгового штурма. Они описаны в работе Свенсона. Первый вариант — непосредственное изложение идеи в письменной форме. Преимущество такого письменного варианта генерации идей заключается в том, что идеи легче выдвигать в детальном и связном изложении. Это часто сразу ведет к принятию осмысленных и обоснованных решений. Недостаток первого варианта — невозможность обеспечить анонимность предложений. Второй вариант — это метод анкетирования Кроуфорда, который позволяет добиться анонимности участников мероприятия. Его часто применяют, когда есть конфликты в группе, выдвигающей идеи. Конфликты не дают проявиться творческому, созидательному характеру штурма.

Письменные варианты метода мозгового штурма можно реализовать двумя путями:

· использованием карточек. В этом случае идеи записываются на маленьких карточках и циркулируют среди участников так. чтобы можно было добавить сопутствующие идеи или расширить ранее высказанную идею, добавляя новые элементы.

· использованием стендов. В этом случае идеи записываются на досках или на стендах. Участники ходят вдоль этих стендов, как в галерее, и добавляют сопутствующие идеи или расширяют указанные ранее идеи, добавляя новые элементы.

Процедура выбранного письменного варианта метода мозгового штурма заключается в следующем:

1). Также как и в классическом методе мозгового штурма, начинать надо с четкого определения предмета штурма. Его название надо написать на доске или на каждой отдельной карточке каждого участника, если используется метод с карточками.

2). Участники записывают свои идеи либо на карточках, либо на досках. Нужно стараться дать точную формулировку идеи. Иначе придется снова обращаться к автору за дополнительными разъяснениями.

3). Участникам разрешается делать добавления к идеям других авторов. В этом случае дополнительный эффект получается от слияния различных идей и от развития ранее высказанной идеи.

4). В заключение, высказанные идеи подвергаются устному обсуждению в группе. Все идеи желательно рассортировать на классы.

(далее…)

Упорядоченный мозговой штурм. При его проведении участники по очереди высказывают по одной идее. Этот подход несколько формален, но зато он обеспечивает равное участие всех в дискуссии. Но, с другой стороны, такого рода дискуссии не хватает спонтанности высказывания идей. Это затрудняет генерирование новых собственных идей.

Свободный мозговой штурм. Во время процедуры каждый может свободно в любой момент высказать свою идею. Этот подход совершенно спонтанный. Однако такие высказывания могут оказаться неподготовленными, сбивчивыми. Кроме того, часто один или несколько человек начинают подавлять других в ходе дискуссии.

Рекомендации для проведения мозгового штурма:

1). Четко определите предмет мозгового штурма. Напишите его название на доске или на стенде.

2). Пусть участники высказывают свои идеи в соответствии с выбранной упорядоченной или свободной схемой. Дайте возможность каждому высказать свое предложение, вне зависимости от того, уместным или нет оно кажется.

3). Запишите каждую высказанную идею. Старайтесь изложить ее буквально, словами автора.

4). В ходе мозгового штурма запрещается вступать в дискуссию, критиковать и оценивать идеи. Если оказалось, что высказанная идея недостаточно прозрачна, могут потребоваться дальнейшие разъяснения.

5). Устройте перерыв или перемену, когда почувствуете, что поток предложений начинает ослабевать. Как правило, после перерыва поток предложений снова усиливается. Когда вы увидите, что подаваемые идеи начинают просто переформулировать ранее высказанные, или что поток предложений опять ослабевает, прекратите процесс. 6). В заключение, все идеи оцениваются. Сначала надо выбрать самые лучшие идеи, как говорят, «звезды». Оставшиеся предложения должны быть рассортированы по группам, либо по темам, либо по снижению их потенциала. Теперь сводный список всех идей можно рассматривать как отправную точку для определения проектов совершенствования. Так как проведение мозгового штурма предполагает проявление изобретательности, раскованности и гибкости, то можно использовать компьютерную программу для ведения и записи результатов. Одна из таких в высшей степени востребованных программ — программа Paramind. Запомните также определенные правила проведения мозгового штурма:

Во время мозгового штурма нельзя вступать в дискуссию и высказывать критические замечания.

(далее…)

Критические бизнес-процессы подчиняются правилу: «время — деньги». Такие процессы обычно реализуют критические ресурсы. Продукция именно этих процессов особенно важна для потребителей. В то же время эта продукция главный интерес потребителей. Значит, эти продукты следует доставлять так быстро, как это только возможно. Длинные циклы требуют создания запасов критических ресурсов на необоснованно долгий период времени. Они снижают эффективность доставки потребителю и требуют дополнительных затрат на хранение

Чтобы определить, с чего начать «крестовый поход» против длинных циклов прежде всего рассмотрите действия, приводящие к задержкам и простоям. Действия, которые вообще имеют длительные циклы, следует считать критическим Средства для уменьшения времени цикла:

Выполняйте действия параллельно, а не последовательно. Очень часто большинство операций бизнес-процесса выполняются последовательно. При последовательном подходе время цикла складывается из времени выполнения отдельных шагов, времени транспортиров времени ожидания между шагами. Оказывается, что при параллельном переходе время цикла может сократиться на 80%, а результат работы может оказаться лучше. Классический пример — переход от традиционного способа проектирования изделий к параллельной инженерной разработке. Вместо того чтобы сначала создавать концепцию изделия, затем выполнять чертежи, материалов и только затем — процессы, все эти действия можно выполнять параллельно в объединенных командах. Время разработки резко сокращается, а потребности всех заинтересованных сторон учитываются в процессе разработки.

(далее…)

Термин бюрократический — синоним процесса медленного и громоздкого. Бюрократия часто препятствует процессному подходу и переходу от движения через отделы к управлению процессами. Естественно, первый шаг по упрощению бизнес-процесса — исключение бюрократии.
Типичный результат бюрократии — необязательное бумаготворчество. Менеджеры часто тратят 40-50% своего времени на чтение или написание документов. Исследования показали, что примерно 60% работы офиса идет на проверку других работ, а также на архивирование и поиск информации, иногда нужной, но чаще всего — бесполезной. Негативных результатов у такой работы много, их часто невозможно измерить. Поэтому важно провести критический анализ существующего бюрократического стиля работы для минимизации всех задержек, исключения ненужных бумаг и операций, которые не нужны, не добавляют ценность и не поддерживают другие процессы.

Один возможный подход к исключению бюрократии таков:
1). Сначала бюрократию надо выследить. Бюрократ выдает себя, когда задает вопросы типа:
Проводится ли инспекция этого действия или кто утвердил эту работу?
Не нужны ли еще подписи?
Сделаны ли несколько экземпляров этого документа?
Есть ли копии оформленных документов в архиве на всякий случай?
Направлены ли копии документа лицам, которым они не нужны?
Вовлечены ли люди или отделы, которые мешают повышению эффективности и качества работы?
Другой важный признак бюрократии — бесконечное использование копировально-множительной техники и наличие огромных помещений для хранения документов. Исследования показали, что около 90% документов, хранящихся в архивах организаций, никогда не используются повторно.
2). Попробуйте теперь формально соединить блок-схему процесса и ответы на вопросы, данные выше. Действия, которые представляют собой проявления бюрократии, выделите синим цветом. Они связаны с проверками, утверждениями, подписями и визами.

(далее…)