Документирование бизнес-процесса в принципе может возникнуть в два раз­ных момента времени:

1) шаг за шагом в связи с проектами, включающими конкретный процесс; или

2) все сразу в начале общего «путешествия за совершенствованием».

Если выбран первый способ, то процесс не документируется до тех пор, пока не начат проект или иная работа по его совершенствованию. Документирование процесса в таких случаях будет первым действием по реализации проекта. Оно служит нескольким целям:

• общему пониманию в команде совершенствования сути рассматриваемого процесса: его действий, результатов, пониманию того, кто персонально осу­ществляет его различные шаги;

• определению масштаба процесса как его границ со смежными процессами;

• если надо, можно выделить в основном процессе более частные проблемы.
Этот подход хорошо зарекомендовал себя на практике. Сначала не надо доку­ментировать многие процессы. Это можно сделать потом, когда потребуется.

Такой подход, видимо, предпочтителен для малых организаций с ограниченными ресурсами, а также для предприятий с быстро меняющимися бизнес-процессами. Если выбран второй способ — «путешествие за совершенствованием», то к ре­шаемой проблеме нужно отнестись глобально. Приходится документировать все или подавляющее большинство бизнес-процессов, т.е. придется рассмотреть от 15 до 100 различных бизнес-процессов. Понятно, сразу все про­цессы, протекающие на предприятии, изучить невозможно. Проблема заключа­ется в том, чтобы документировать самые важные из них. Второй способ доку­ментирования имеет следующие преимущества:

• В работу вовлекается большое число сотрудников. У них формируется поло­жительное отношение к улучшениям и часто создается мотивация. Это по­лезно для последующих проектов.

• На основании такого опыта высшее руководство составит правильное пред­ставление об организации и о потребности в конкретных проектах по совер­шенствованию. Выполненная работа помогает создать требуемую базу для определения приоритетов в соответствии с общей структурной схемой со­вершенствования предприятия.

• Рассмотрение отдельных процессов в ходе их документирования позволяет выделить узкие места, которые следует «расшивать».

Второй способ документирования представляется более ценным, так как по­зволяет глубже оценить потребности во времени и в ресурсах. В этой книге вто­рой способ считается более предпочтительным, так как он лучше укладывается в схему совершенствования бизнес-процесса, предложенную автором. Такой под­ход позволяет создать основу для процесса самооценки, что в свою очередь га­рантирует реализацию намеченных инициатив по совершенствованию.